Henkilökohtaiset työkalut
Näkymät
Muutosprosessin vaiheet tutkimuksen aikana
Avoin.org
Sisällysluettelo |
TÄMÄ ON VANHA LUKU, PÄIVITETTY VERSIO LÖYTYY: Muutosprosessi Metropoliassa!!!
Tämän tutkimuksen aihe on Metropoliassa käynnistetty muutosprosessi, jossa ammattikorkeakoulun normaalia toimintaa muutetaan sosiaalisen median avulla holoptiseksi ja pyritään luomaan toiminnan ympärille parvimaisia rakenteita. Seuraavaksi esittelen muutosprosessin vaiheita kronologisessa järjestyksessä omasta näkökulmastani. Oma roolini muutoksessa on keskeinen. Olen ollut alusta lähtien ideoimassa, kehittämässä ja edistämässä muutosprosessia. Tutkimuksen yhtenä tarkoituksena onkin pohtia oman toimenkuvani kaltaisen mahdollistajan työnkuvaa, roolia ja toimintamahdollisuuksia.
Pienten kokeilujen kautta alkuperäiseen toimintavisioon
Syksyllä 2007 alkoi kahden ammattikorkeakoulun Evtekin ja Stadian Metropoliaksi yhdistymisen esivalmistelut näkyä tavalliselle henkilökunnalle. Samalla sain ajatuksen, että tämä murroskohta voisi olla hyvä mahdollisuus tehdä ammattikorkeakoulutoimintaa läpinäkyvämmäksi ja erilaisten ulkopuolisten osallistumista mahdollistavaksi. Olin koko syksyn suunnitellut Stadiassa toimineen Sosiaalisen median kehittämisareenan avointa kokouksta Jaiku-palvelussa (http://jaiku.com) [1]. Syksyn 2007 aikana olin yleisemminkin osallistunut Jaikun keskusteluihin ja palveluun oli lyhyessä ajassa muodostunut asiantunteva ja aktiivinen sosiaalisesta mediasta kiinnostuneiden ihmisten yhteisö, jossa tuntui päivittäin tapahtuvan kiinnostavia ja innostavia asioita.
Tällaisten omakohtaisten kokemusten siivittämänä lähetin hetken mielijohteesta sähköpostia Metropolian tulevalle rehtorille ja ehdotin, että Sosiaalisen median kehittämisareena voisi kehitellä avoimuuteen perustuvat toimintakonseptin, jossa käytettäisiin hyväksi sosiaalista mediaa. Rehtori vastasi haluavansa kuulla lisää ja tapasimme 8.11.2007. Rehtori vaikutti kiinnostuneelta ja sovimme, että voisin jossain vaiheessa tulla esittelemään ajatuksiani koko johtoryhmälle. Tätä ei kuitenkaan koskaan tapahtunut, koska yhdistymisprosessi vei rehtorin ja johtoryhmän huomion koko kevään ajan. Heti rehtorin tapaamisen jälkeen 9.11.2007 tapasin Yrjö Engestömin, jonka kanssa keskusteltuani väitöskirjani peruskysymys oli selkiytynyt kutakuinkin muotoon: kuinka avoimuus tuodaan organisaatioon sosiaalisen median avulla. Ideana oli se, että aloittaisin oman tutkimukseni käynnistämällä muutosprosessin viestinnän koulutusohjelman sisällä, jossa itsekin työskentelin. Metropoliaan muodostettiin uusi digitaalisen viestinnän suuntautumisvaihtoehto, johon yhdistettiin Laurean viestinnän koulutusohjelman uuden median suuntautuminen ja Stadian verkkoviestinnän suuntautuminen. Digitaalisen viestinnän yhtenä erityispiirteenä oli vielä se, että sen toiminta sijoitettiin kahteen paikkaan: Arabianrantaan ja Tikkurilaan.
Oletin, että digitaalisen viestinnän opettajat ja muu henkilökunta olisi erinomainen kohderyhmä avoimen sosiaalisen median välineiden kokeilulle, koska ajattelin, että tietokoneiden ja verkkopalvelujen käyttö olisi heille kaikille arkipäiväistä. Samalla ajattelin, että sijoittuminen kahteen paikkaan motivoisi ihmisiä kommunikoimaan sosiaalisen median avulla, joka oli kuin tehty tällaista hajautetun yhteisön arkiongelmaa ratkaisemaan. Olin yhteydessä Lauren viestinnän koulutusohjelmaan ja tapasin sen koulutusalajohtajan 27.11.2008. Hän suhtautui ideaani erittäin positiivisesti ja sovimme, että aloittaisimme kevätkauden alussa yhteiskehittelysessiot Stadian ja Laurean henkilökunnan kanssa.
Oma ennakko-oletukseni oli, että digitaalisen viestinnän holoptinen toimintamalli toimisi esimerkkinä muille Metropolian toimijoille ja että digitaalisen viestinnän tapausta voitaisiin käyttää onnistuneena esikuvana muille holoptisuuteen tähtääville muutosprosesseille koko Metropolian tasolla.
| Ensimmäinen työhypoteesi keväällä 2008: |
|---|
Digitaalisen viestinnän toimintamallista esikuva Metropolian holoptiselle toiminnalle
|
Digitaalisen viestinnän yhteiskehittely
Vuoden alussa tapasin sekä Yrjö Engeströmin että Laurean koulutusalajohtajan ja näiden tapaamisten jälkeen oli tarkoitus aloittaa digitaalisen viestinnän yhteiskehittelyprosessi. Ensimmäinen yhteistapaaminen järjestettiin 11.2.2008, johon osallistui kahdeksan laurealaista ja minun lisäkseni kolme stadialaista. Ensimmäisessä tapaamisessa läsnäolijat esittäytyivät ja sen jälkeen esittelin oman ehdotukseni siitä, mitä holoptinen toiminta digitaalisen viestinnän tapauksessa voisi tarkoittaa. Olin ollut muutamissa kokeiluluonteisissa kirjoitusprosesseissa mukana, joissa oltiin suhteellisen onnistuneesti käytetty yhteistyöhön ja kommunikointiin samanaikaisesti avointa wikiä, Jaikua ja Skypeä. Nämä kokeilut ja omat positiiviset kokemukset niistä olivat selvästi vaikuttanut omaan lähtökohtaani ja esittelin, että ottaisimme käyttöön oman Mediawikin (http://mediawiki.org), Jaikun ja Skypen. Lisäksi alkuperäisessä ehdotuksessani oli myös listalla Delicious-palvelu (http://delicious.com), koska ajattelin yhteisen linkkiarkiston olevan hyvä tapa vahvistaa yhteistoimintaa.
Tapaamisessa ei noussut ehdotusta vastaan varsinaista vastarintaa, joten ajattelin, että asiat saattaisivat kehittyä suhteellisen helposti aikomaani suuntaan. Koska kävi ilmi, etteivät wikit ja varsinkaan Jaikun kaltaiset mikrobloggauspalvelut olleet kaikille tuttuja, sovimme, että keskitymme aluksi wikikokeiluun, mutta että kaikki kävisivät myös tutustumassa Jaikuun. 13.2.2008 oma Mediawiki oli asennettu ja kaikki kutsuttiin sinne tutustumaan. Olimme sopineet, että jokainen tekisi itselleen oman esittelysivun, jossa voisi kertoa jotain itsestään. Kaikki kutsuttiin myös Jaiku-palvelun käyttäjiksi. Lähetin vielä sähköpostia kaikille aiheesta ja toivotin kaikki tervetulleiksi tutustumaan toisiinsa wikissä ja Jaikussa.
Noin kahden viikon päästä tästä tapasin kaikkia digitaalisen viestinnän ihmisiä henkilökohtaisesti. Tapaamiset kestivän noin puoli tuntia ja niissä oli tarkoitus keskustella palvelukokeilujen kokemuksista, auttaa teknisissä ongelmissa ja pohtia kaikille omaan työhön sopivaa tarkempaa kokeilua wikissä. Jaiku-palvelu oli herättänyt monissa suurta kummastusta eli sen toimintalogiikkaa tai tarkoitusta tässä digitaalisen viestinnän toiminnan yhteydessä ei moni ollut oikein sisäistänyt. Samoin osa ihmisistä esitti nyt hyvinkin kärkkäitä mielipiteitä koko holoptisen toimintaidean mielekkyyttä vastaan. Tässä mielessä yksilötapaamisten järjestäminen oli erittäin hyvä asia, sillä ilman niitä oma kuvitelmani helposta ja jopa innostuneesta muutoksesta olisi saattanut säilyä pitempään. Yksilötapaamisten aikana havaitsin myös suuria eroja siinä, kuinka paljon ihmiset nettiä ja nettipalveluja käyttivät. Huomasin, että olin itse olettanut oman ja lähimpien kollegoideni netinkäyttötavat yleisemmiksi kuin mitä ne todellisuudessa olivat. Digitaalisen median henkilökunta ei ollutkaan taidoiltaan, toimintatavoiltaan ja asenteeltaan niin yhtenäinen kuin olin olettanut. Erityisesti suhtautuminen sosiaaliseen mediaan jakoi selvästi ihmisiä moneen ryhmään. Jotkut suhtautuivat niihin positiivisesti, jotkut neutraalisti ja jotkut negatiivisesti. Jotkut eivät olleet edes luoneet niihin varsinaista mielipidettä, koska eivät olleet niitä käyttäneet. Yksilötapaamisten jälkeen oli myös helpompi analysoida ihmisten wikitoimintaa ja erityisesti toimimattomuutta paremmin.
Toinen yhteistapaaminen pidettiin 10.3.2008. Tässä tapaamisessa pyrin saamaan aikaan konkreettisia tavoitteita wikityöskentelylle ja yhteisen näkemyksen eri viestintäkanavien käyttötarkoituksista. Tapaamisessa esiintyi jo julkisesti myös vastarintaa koko toiminta-ajatusta vastaan. Erityisesti oman työn näkyminen muille ja se, että ihmisten täytyisi käyttää useaa eri palvelua aiheuttivat kärkkäitäkin puheenvuoroja. Yksityisissä ja yleisessä keskustelussa moni ilmaisi halunsa käyttää vain "virallisia" Metropolian johdon tai vastaavan määrittelemiä nettityökaluja. Myös tämä virallisten välineiden painotus oli itselleni yllätys, koska omassa työyhteisössäni kokemus ns. virallisista työkaluista oli se, että niiden käyttö oli vaikeaa ja kankeaa. Samalla niiden käyttö veisi kaikki mahdollisuudet toiminnan avaamisesta ulkopuolisille toimijoille, joka oli oman toiminta-ajatukseni keskiössä. Keskustelujen kautta aloinkin hahmottaa Laurean ja Stadian huomattavan erilaisia toimintakulttuureita ja henkilökunnan käytäntöyhteisöjä, jotka erosivat toisistaan paljon. Tässä vaiheessa aloin olla epäileväinen koko prosessin suhteen, mutta ajattelin, että ristiriitatilanteiden kautta tilanne saattaisi vielä muuttua kevään aikana ja että alkuperäinen työhypoteesini voisi toimia. Toisin sanottuna oli itse kiinnittynyt liian vahvasti liian moneen asiaan: (1) wikin ja Jaikun käyttöön, (2) holoptiseen toiminta-ajatukseen ja (3) yhden muutosprosessiesimerkin riittävyyteen. Koska olin panostanut ainoastaan digitaalisen viestinnän toimintamallin kehittämiseen, oli oma työskentelyni riippuvainen sen onnistumisesta. Tämä aiheutti itselleni omituisen tuntemuksen, jossa muiden tekemiset tai tekemättömyys wikissä ja Jaikussa oli jotenkin omalla vastuullani. Asioiden hidas kehittymisen johdosta aloin ymmärtää, ettei alkuperäinen toimintaehdotus monine palveluineen ja valmiiksi pureksittuine ideoineen ollut toteutumassa. Minun pitäisi höllentää otettani prosessissa, vähentää itse asettamiani tavoitteita ja antaa prosessin mennä sinne minne menee.
- Tuntuu myös siltä, että oma haluni saada avoimuus onnistumaan aiheuttaa itsellessäni paljon pohdintaa ja ajattelua. Koska kyseessä on ensimmäinen avoimuuden muutosprosessi, johon osallistun, en voi perustella näkemystäni edellisillä onnistumisilla tms. Tämän johdosta tuntuu siltä, että välillä otan koko prosessin onnistumisen/epäonnistumisen liikaa omille harteilleni, vaikka kyseessä on ryhmäprosessi, jonka lopputulos on loppujen lopuksi ryhmän päätös. Kysymys kuuluukin: kuinka saada avoimuus läpi, mutta joustaa kaikessa muussa? (Omat muistiinpanot toisen yhteistapaamisen jälkeen.)
Keskusteltuani Yrjön kanssa tilanteesta päätin, että yrittäisin seuraavaksi erityyppistä lähestymistapaa. Stadian ja Laurean henkilöstömäärät olivat keväällä 2008 suuressa epäsuhdassa. Stadiassa verkkoviestinnän opetustehtäviin oli käytössä vain noin kahden ihmisen työaika kun Laureassa opetukseen ja sen suunnitteluun osallistuvaa henkilökuntaa oli lähes kymmenen ihmistä. Opiskelijoita oli molemmilla suurin piirtein yhtä paljon. Stadian vääristynyt tilanne johtui monesta eri syystä (esimerkiksi hallinnollisten töiden määrästä ja tutkimus- ja kehitystoimintaan panostamisesta), mutta tämä taustatieto ei ollut selvästikään laurealaisten tiedossa. Oletin, että osittain tästä syystä laurealaisilla ei välttämättä ollut yhtä suurta motivaatiota yhdistymisprosessin kehittelyssä. Oma tulkintani oli se, että laurealaiset eivät välttämättä olleet tietoisia Stadian puolelta tulevista resurssiongelmista, jotka saataisivat kuitenkin suuresti vaikuttaa heidänkin toimintaansa syksyllä. Seuraavissa yksilötapaamisissa esitin ihmisille opiskelijamäärien lukuja ja opetukseen osallistuvan henkilökunnan määrää molemmissa oppilaitoksissa. Tämän jälkeen keskustelin ihmisten kanssa siitä, miten he ajattelevat tilanteen vaikuttavan heidän omaan työhönsä syksyllä, kun ei olisi olemassa enää erillisiä toimintaresursseja. Asia oli selvästikin yllätys monelle laurealaiselle. Edes Laurean koulutusalajohtaja ei ollut tietoinen asiasta ja hän otti esittämäni luvut mukaansa, jotta voisi tutustua niihin paremmin. Oma tavoitteeni oli saada koko ryhmä ymmärtämään, että yhdistyminen tulisi tavalla tai toisella muuttamaan kaikkien työtä ja että olisi järkevää yhdessä etukäteen suunnitella syksyn toimintaa.
Tämä selvästikin auttoi aktiivisuuteen jossain määrin. Seuraavassa yhteistapaamisessa 14.4.2008 ihmiset jaettiin kolmeen ryhmään suunnittelemaan tulevaa toimintaa ja sovimme että kevään viimeiseen yhteistapaamiseen kaikilla ryhmillä olisi ehdotus omasta kehityskohteestaan. Ryhmien aihealueet olivat seuraavat: (1) opetus lukuvuonna 2008-2009, (2) uuden, yhteisen opetussuunnitelman toteuttamislogiikka ja (3) tapaamis- ja kommunikointikäytännöt. Osa ryhmistä tapasi myös yhteistapaamisten välillä. Prosesseja työstettiin myös wikiin ja tapaamis- ja kommunikointikäytännöistä keskusteltiin poikkeuksellisen aktiivisesti wikissä. Viimeisessä yhteistapaamisessa 28.5.2008 ryhmät esittelivät aikaansaannoksensa ja sovimme, että tapaisimme syksyn alussa ja katsoisimme silloin, mistä aloitamme yhteistyön. Koulutusalajohtaja myös ehdotti oma-aloitteisesti, että kaikille digitaalisen viestinnän ihmisille kirjattaisiin tuntisuunnitelmiin neljäkymmentä tuntia wikityöskentelyyn. Olin kuullut, että Metropoliaan oltiin hankittu maksullinen Confluence-wikiohjelmisto, jossa yhdistyi jossain mielessä Mediawikin ja Jaikun ominaisuudet. Ehdotin, että ennen syksyn tapaamista kopioisin nykyisen wikin sisällöt uuteen ja sen jälkeen voisimme yhdessä katsoa, mitä säilytetään ja mihin wikissä keskitytään. Se, että wiki oli Metropolian hankkima, oli luonnollisesti hyvä asia, koska näin se oli Metropolian "virallinen" nettipalvelu. Kesäkuussa tapasin vielä silloisen Metropolian wikin pääkäyttäjän, jolle esittelin holoptisen toiminnan ideaa ja sovimme, että wikiä rukattaisiin teknisesti sellaiseksi, että toiminnan holoptisuus mahdollistuisi.
Kohti evolutiivista muutosprosessia
Ennen kesälomaa tapasin myös sattumalta Turussa erään EU-rahoitusohjelman tapaamisessa Stadian tutkimuspäällikön ja tulevan Metropolian kulttuurin ja luovan alan klusterin kehittämispäällikön, joiden kanssa tuli puheeksi se, ettei tutkimus- ja kehittämistyötä tekevät ihmiset tienneet juurikaan toistensa tekemisistä tai menemisistä. Me kolme olimme esimerkiksi ilmoittautuneet tähän samaiseen tapaamiseen tietämättä, että muutkin ovat osallistumassa. Kehityspäällikön kanssa aloimme ideoida toimintamallia, jossa wiki voisi toimia t&k-toiminnan kohtaamispaikkana. Sovimme, että asiaa alettaisiin kehitellä eteenpäin heti kesälomien jälkeen. Tämän keskustelun jälkeen alkoi itselläni itää ajatus uudesta työhypoteesista, jossa ei keskityttäisikään yhteen esimerkkiprosessiin kerrallaan vaan käynnistettäisiin useita ja erilaisia prosesseja. Kypsyttelin tätä ideaa kesän ajan ja kehittelin eritasoisia asioita, joita wikissä voisi tehdä. Lomalta palattuani oli työhypoteesini muuttunut "evolutiiviseksi". Tässä visiossa oma roolini oli ideoida kaikkien wikitoiminnasta kiinnostuneiden kanssa tapaa käyttää wikiä toiminnan keskeisenä osana. Oma toimenkuvani tässä prosessissa oli ideoija, wikitilojen kehittäjä, kommentoija ja opastaja. Holoptisuus oli edelleen keskeinen tekijä, jota painotin ideoinnissa ja kehittelyssä. Olin kuintekin hyväksynyt sen, että joitain wikitiloja tai niiden osia tultaisiin salamaan. Itselleni olikin nyt tärkeämpi tavoite, että mahdollisimman paljon erilaista toimintaa saataisiin käynnistettyä, jotta wikitoiminta alkaisi ruokkia itse itseään. Omassa visiossani ajattelin, että käynnistämällä useita päällekkäisiä wikiprosesseja, ei omaan rooliini kuuluisi enää ottaa vastuuta niiden hengissä selviämisestä tai onnistumisesta. Ajatuksenani oli se, että wikitoiminnan käynnistäminen olisi eräänlainen evolutiivinen prosessi, jossa kaikki asiat eivät jäisi henkiin vaan vain elinvoimaiset selviäisivät.
| Toinen työhypoteesi syksyllä 2008: |
|---|
Luodaan wikiin monipuolisen toiminnan aluskasvillisuus
|
Heti elokuun alusta aloin siirtää edellisen wikin materiaaleja uuteen wikiin ja vaikka kevään toiminta oli tuntunut hitaalta ja vähäiseltä, oli materiaalia loppujen lopuksi kertynyt yllättävän paljon. Käytimme työkollegani Jussi Linkolan kanssa paljon aikaa myös Confluencen toiminnallisuuksien ja ominaispiirteiden selvittelyyn. Confluence vaikutti kaikin puolin hyvältä ja vakuutuin siitä, että tällä alustalla voisi tukea monenlaista toimintaa.
Tapasin elokuun alkupuolella kehittämispäällikön kanssa ja ideoimme tutkimus- ja kehitystoiminnan wikiä. Ajatuksena oli toisaalta saada toiminta-alusta t&k-toiminnasta vastaavalle t&k-tiimille ja toisaalta luoda laajempi tiedotus- ja yhteistyöväline kaikille tutkimus- ja kehitystoimintaan osallistuville. Sovimme, että tätä ryhdyttäisiin tekemään heti, kun sille oltaisiin saatu oma työtila Metropolian wikiin. Tapasin myös uuden, kesällä valitun viestinnän koulutuspäällikön, joka oli aiemmin keväällä ollut mukana yhteiskehittelyssä. Sovimme, että digitaalisen viestinnän wikitilaa kehitellään pienin askelin.
18.8.2008 pidettiin viimeinen digitaalisen viestinnän yhteiskehittelykokous, jossa esittelin Metropolian wikiä ja Jussi Linkola esitteli Confluencen teknisiä mahdollisuuksia. Yritin kokouksen lopuksi saada ihmisiä sitoutumaan ja ottamaan vastuita joistain pienistä wikitoiminnan osista, mutta ihmiset eivät oikein olleet halukkaita tätä tekemään. Uusi tilanne uudessa organisaatiossa ja sen aiheuttama epämääräisyys työnkuvissa oli luonnollinen syy sille, etteivät ihmiset oikein halunneet vielä ottaa vapaaehtoistöitä. En siis halunnut painostaa asiassa. Koska itse toimin enemmän tutkimus- ja kehityspuolella, sen erilainen wikitoiminta oli alkanut tuntua itselleni huomattavasti luonnollisemmalta kokeilukentältä. Jätin digitaalisen viestinnän wikin kehittämisen taka-alalle ja aloin ideoimaan muita kokeiluja. Sovimme kuitenkin wikikoulutussessiosta syyskuulle, jossa kaikki pääsisivät kokeilemaan wikitoimintaa käytännössä.
1.9.2008 aloitti Kulttuurin ja luovan alan klusterin tutkimus- ja kehitystoiminnan Kult-wiki toimintansa. Alussa sivuille laitettiin t&k-tiimin toimintaan liittyviä asioita kuten esityslista- ja muistiopankkeja. Alusta lähtien etusivulla oli myös uutispalsta, jonka ideana oli se, että t&k-henkilökunta voisi siinä uutisoida omasta toiminnastaan muille. 8.9.2008 siirsin aiemmin Stadiassa toimineen VIDEOS-hankkeen tiedotuksen ja jatkokehittelyn Kult-wikiin. Hankkeella oli aiemmin on blogi tiedotuskanavana, mutta se oli mennyt epäkuntoon Metropolian teknisten muutostöiden johdosta. Tämän hankkeen avulla pääsin itse kokeilemaan, mitä mahdollisuuksia wikissä oli. Suhteellisen nopeasti eri kokeiluissa löytyi muun muassa toimintamalli, jossa tapaamisesta, kehittelysessiosta tai muusta vastaavasta tapahtumasta tehtiin wikiin oma muistiosivunsa ja sen lisäksi asiasta tehtiin lyhyt uutinen, josta linkattiin itse muistioon.
Syyskuun alussa (3.9.2008) tapasin wikin uuden pääkäyttäjän edellisen lähdettyä pois organisaatiosta. Esittelin uudelle pääkäyttäjälle holoptisen toiminnan ideaa ja sitä, millaista toimintaa olin ajatellut käynnistellä wikissä. Metropolian ulkopuolisten ihmisten mukaantulo wikitoimintaan oli äärimmäisen hankalaa, sillä heille täytyi anoa käyttäjätunnuksia Helpdeskistä ja tämä saattoi joskus kestää useita viikkoja. Ulkopuolisten mukaantulo ei siis voinut olla millään lailla spontaania. Pääkäyttäjä lupasi selvitellä asiaa, mutta syksyn aikana asia ei edennyt. Koska arvasin, ettei tämä käyttäjätunnusprosessi etenisi kovin nopeasti yritin ideoida Metropolian sisällä tapahtuvaa holoptista toimintaa.
8.9.2008 aloitin myös henkilökohtaisen työbloggauksen. Ajatukseni oli, että tämä blogi voisi kiinnostaa ainakin läheisimpiä työkollegoita. Vaikka näinkin heitä usein, ei kaikki tieto tekemisistä liikkunut kuin satunnaisesti. Samalla ajattelin, että työblogi voisi kiinnostaa ainakin satunnaisesti myös Metropolian ulkopuolisia ystäviä. Kokeiltuani työbloggausta huomasin, että siitä oli myös itselleni hyötyä. Mikäli kirjoitin esimerkiksi tulevasta työpäivästä tai -viikosta, pystyin kirjoittaessani hahmottelemaan itselleni realistisen työsuunnittelman ja taas jos kirjoitin takautuvasti, kirjoittaminen auttoi jäsentämään tehtyä työtä. Tässä mielessä työbloggaus ei ollut pelkkää oman toiminnan viestintää ja markkinointia vaan se toimi myös rakenteellistavana osana monipuoliseen ja hektiseen työhön. Työblogin kirjoittamisen kautta pytyis luomaan itselleni jonkinlaisen omaa työtäni mielekkääksi tekevän tarinan. Syskyn mittaan myös muutamat muut ovat kokeilleet työbloggausta ja jotkut ovat ottaneet sen aktiiviseen käyttöön.
Tapasimme kahdeksan diviläisen voimin 15.9.2008 ja katselimme Metropolian wikiä läpi. Sovimme wikiä alettaisiin käyttää keskenäisen viestinnän kanavana, sinne tallennettaisiin divin kokousten esityslistat ja muistiot ja kokeilisimme wikiä seuraavan opetussuunnitelman työstössä. Olin ennen kokousta muokkaillut wikiä ja poistanut sieltä tarpeettomia sivuja.
Olin elokuussa ostanut uuden polkupyörän ja päättänyt, että yrittäisin ajaa työmatkat ympäri vuoden. Samassa toimipisteessä työskenteli myös muita pyöräilystä kiinnostuneita ja Antti Pönnin kanssa saimme kahvi- tai lounaskeskusteluissa päähämme, että voisimme yrittää yleisemminkin kehittää työmatkapyöräilyn mahdollisuuksia Metropoliassa. Sovimme, että aloitan aiheesta wikisivun omaan työtilaani ja näin 16.9.2008 syntyi Fillarijengi, joka hetken päästä siirrettiin omaan työtilaansa. Työtilaan alettiin heti kehittää ehdotelmaa asioista, joilla Metropolia voisi kannustaa ihmisiä työmatkapyöräilyyn ja keräämään listaa eri toimipisteiden pyöräilyfasiliteeteista (säilytyspaikat, suhkut jne.). Fillarijengi teki myös Google Docsiin itselleen yhteisen pyöräilykilometritaulukon, johon jokainen voi lisätä omat kilometrinsä ja halutessaan pyöräilytunnelmia. Myöhemmin syksyllä alettiin myös kehittää Tour de Metropolia -pyöräilytapahtumaan, joka onkin toteutumassa esnimmäisen kerran keväällä 2009. Tour de Metropoliassa on tarkoitus pyöräillä yhdessä Metropolian toimipisteet läpi.
Wikin pääkäyttäjä halusi tehdä wikiin sosiaalista mediaa ja sen mahdollisuuksia. Olimme sopineet, että osallistuisin tämän sisällön luomiseen. Wikitila, jolle pääkäyttäjä altoi nimen Social Media, luotiin 16.9.2008 ja sinne alettiin kerätä sisältöä. Tilan sisällön tuottaminen jäi kylläkin etupäässä pääkäyttäjän harteille ja oma roolini käytännössä jäi ainoastaan pienten lisäysten tekijäksi. Sain itseasiassa vasta alkuvuodesta 2009 kuulla, että työtilaa ei ollut meidän lisäksemme nähnyt kukaan muu. Tämä yllätti minut täysin ja vahvisti vain käsitystä siitä, että vaiheessa olevan työn näyttäminen on epämiellyttävää ja vaatii harjoitusta, että se ei ahdista.
Pääkäyttäjä alkoi luoda sisältöä myös Confluencen infosivustolle, jonka tarkoitus oli siis antaa opastusta Confluencen käytöstä. Oman muistikuvani mukaan muilla ei ollut tuohon tilaan edes kommentoitioikeutta, joten lähetin pääkäyttäjälle sähköpostia, jossa ehdotin uuden wikin jatkokehittämiseen keskittyvän osion luomista osaksi infosivustoa.
- Heitto sulle: Olisko muuten transparentin wikitoiminnan kannalta sun mielestä hyvä, jos tällaisia ideoita ja toiveita wikin kehittämiseksi ja niihin annetut päätökset / vastaukset olisivat tuolla wikissä kaikkien nähtävillä? Eli voisiko siellä olla paikka, josta pyytää apua, uusia tiloja, ryhmiä yms. --- eli jonkinlainen Wikidesk, väännöksenä Helpdeskistä...
- Näin kaikki näkisivät, mitä ylipäänsä muut ovat pyytäneet ja miten niihin on reagoitu. Auttaisi varmaankin ymmärrystä joka suuntaan eikä sunkaan tarttis välttämättä perustella kaikkea uudestaan ja uudestaan (voisit vain linkata aiempiin keskusteluihin/päätöksiin). What you think? (Oma sähköposti wikin pääkäyttäjlle 22.9.2008.)
Pääkäyttäjä loi vielä saman päivän aikana Kehittämisfoorumin infosivuston alle. Tämä oli meille muille aktiivisille wikin käyttäjille tarpeellinen kanava, koska nyt meillä oli mahdollisuus esittää toiveita siten, etteivät ne jääneet ainoastaan pääkäyttäjän ja aina kulloisenkin toiveen pyytäjän välisiksi (vrt. aiempi sähköpostiin perustuva toimintamalli). Aluksi kehittämisfoorumiin tuli useita erilaisia kehittämisehdotuksia, mutta sen käyttö väheni vuoden loppua kohden. Osasyynä oli varmaankin se, että perustoiminnallisuus oli wikissä kunnossa ja ihmiset tekivät sen avulla omaa työtään. Toisaalta jotkin asiat, jotka olivat kirjattu kehittämisfoorumiin jo heti alussa, eivät olleet edenneet, joten tämä muutoshitaus ei välttämättä kannustanut ideoimaan lisää.
Olin myös mukana suunnittelemassa ja vetämässä lukuvuoden 2008-2009 opinnäytetyöseminaareja ja aloitimme tämän suunnittelun kollegoitteni Matti Rantalan ja Katri Myllylän kanssa 23.9.2008. Laitoimme ehdotuksemme seminaariryhmien vetäjistä ja ryhmien syksyn tapaamisajankohdista divi-wikiin ja lähetimme linkin sähköpostilla muille seminaariin osallistuville opettajille. Sivulla alkoi myös suhteellisen vireä keskustelu, joka aluksi keskittyi tapaamisesta sopimiseen, mutta lopulta kääntyi ideointiin opinnäytetyöskentelystä wikissä. Keskustelua käytiin tästä toimintamallista ja sen käyttöönotosta aina lokakuun loppupuolelle saakka. Vetämissämme kahdessa seminaariryhmässä toisessa (ns. "aamuryhmä", jossa itse olin vetäjänä) otettiin käyttöön toimintamalli, jossa kaikki opiskelijat kirjoittivat/julkaisivat opinnäytetyönsä omassa wikitilassaan ja toisessa (ns. "iltaryhmä") opiskelijat saivat päättää jakoivatko he työnsä wikissä vai Metropolian intrassa.
Ensimmäinen versio aamuryhmän seminaariwikitilasta julkaistiin 3.10.2008 ensimmäistä seminaaritapaamista seuraavana päivänä. Wikin perusajatus kopioitiin myös iltaryhmän toiminnan keskiöön 23.10.2008. Nämä kaksi tilaa ovatkin olleet siitä lähtien divi-wikin aktiivisimpia toiminta-alueita. Osa opiskelijoista on myös ottaneet wikikirjoittamisen aktiivisesti opinnäytetyöskentelyynsä, mutta ryhmiin kuuluu myös ihmisiä, jotka eivät toimintamallia ole täysin sisäistäneet. Ainakaan tämän kokemuksen perusteella ei ainakaan ihmisten ikä mielestäni ole vaikuttanut asenteisiin avoimuutta tai wikitoimintaa kohtaan. Ihmiset tuntuvat jakautuvan suhteellisen tasaisesti posiitivisen ja negatiivisen näkemyksen välimaastoon. Opinnäytetyöskentelystä on kuitenkin syntynyt oma wikitoiminnan aluskasvillisuus joka toimii divi-wikissä ja opiskelijoiden omissa työtiloissa. Muutamat opiskelijat ovat myös alkaneet itse keräämään itseään kiinnostavia asioita omaan työtilaansa.
Syyskuun lopussa piti olla digitaalisen viestinnän kokous, mutta aikataulusyistä tätä ei voitukaan järjestää. Suuntautumisvaihtoehdon vastaava opettaja ehdotti kokouksen järjestämistä wikissä. Hän antoi viikon aikaa osallistua ja kommentoida keskustelua. Wikikokous käytiin 29.9.-3.10.2008 välisenä aikana. Kokoukseen sai kaikki esittää omasta näkökulmastaan tärkeitä asioita ja osasta käytiinkin aktiivista keskustelua. Omasta näkökulmastani kokous onnistui hyvin. Selvää oli kutenkin, että keskusteluun osallistui oikeastaan ainoastaan sellaiset ihmiset, jotka suhtautuivat alun perinkin avoimuus- ja wikitoiminta-ajatuksiin positiivisesti. Vastustajat pysyivät vaiti. Ainakin tällä haavaa wikikokous jäi ainoaksi pidetyksi, vaikka kokemus oli suhteellisen positiivinen. Ihmiset haluavat mieluummin nähdä kasvokkain. On kuitenkin mahdollista, että tällainen toimintamalli voisi olla toimiva silloin, kun aikataulujen johdosta ei ole mahdollista sopia oikeaa tapaamista.
Lokakuun alusta lähtien aloin opastaa wikin käytössä käytännössä kaikkia asiasta kiinnostuneita. Yleensä koulutussessiot ovat olleet kahden tai kolemn hengen tapaamisia, joissa on vapaamuotoisesti käyty läpi wikin mahdollisuuksia ja sen toimintarakennetta. Lisäksi olemme keskustelleet ihmisten kanssa heidän omista käyttömahdollisuuksistaan ja usein myös paljon muusta wikiin liittymättömästä. Näitä opastustapaamisia pidin syksyn 2008 aikana kuusi kappaletta ympäri pääkaupunkiseutua. Näin ollen syksyllä wikikoulutus oli vielä varsin pienimuotoista. Kävin myös syksyn aikana esittelemässä wikitoimintaa eri tahoille Metropoliassa, Kulttuurin ja luovan alan klusterin johtoryhmälle, Vaatetuksen koulutusohjelmalle ja T&K-tiimille.
Olimme Jaakko Virkkusen ja Yrjön kanssa valmistelleet esitystä Metropolian johtoryhmälle, jossa Metropolia aloittaisi tutkimusyhteistyön Helsingin yliopiston Toiminnan teorian ja kehittävän työntutkimuksen yksikön kanssa. Perusajatuksena oli viedä avointa wikitoimintaa astetta pidemmälle Metropolian organisaatiossa ja yrittää luoda avoimeksi kehittämismalliksi kutsumamme toimintatapa, jonka tarkoituksena oli käytännössä edistää asioiden avointa kehittämistä ja edistämistä Metropoliassa ja luoda toimintatapa, jossa kaikki halukkaat voisivat toimia tärkeäksi katsomiensa asioiden edistäjinä. Ajatuksena oli luoda pitkäkestoinen tutkimusyhteistyösopimus, jossa itsellänikin olisi varteenotettava rooli avoimen kehittämismallin mahdollistajana ja muutosprosessin tutkijana. Metropolian johtoryhmän kanssa sovittiin tapaaminen ja sitä varten kirjoitettiin etupäässä Jaakon toimesta yhteistyöehdotelma. Yksikkö ja johtoryhmä tapasivat yliopistolla 12.11.2008 ja olin läsnä tapaamisessa. Johtoryhmä otti ehdotuksen positiivisesti vastaan. Sovittiin, että seuraavaksi johtoryhmä pohtisi itse asiaa ja ehdottaisi, miten jatkossa edetään.
Vielä saman päivän aikana aloitin avoimen kehittämismallin oman wikitilan kehittelyn. Ajatuksenani oli näyttää nopeudella, kuinka näppärä ja käyttökelpoinen työkalu wiki oli tämän tyyppisessä kehittelytoiminnassa. Sovimme myös rehtorin ja muutaman kiinnostuneimman kanssa jatkotapaamisen joulukuulle. Tapasimmekin 18.12.2008. Esittelin erilaisia projekteja, joita olimme wikissä syksyn aikana tehneet ja vastaanotto oli jälleen erittäin positiivinen. Sovimme, että ilmoittelisin yksikköön päin mitä olimme keskustelleet. Asian edistämisessä nousi ongelmaksi se, että kysyessäni kuinka esimerkiksi voisin käyttää työaikaani projektin valmisteluun ei kukaan ollut halukas lupaamaan mitään. Minulle ehdotettiin vain, että voisin alkaa keskustelemaan työajastani omien esimiesteni kanssa. Lähetinkin sähköpostia rehtorille ja omille esimiehilleni, jossa kerroin mitä mielestäni projektissa pitäisi heti tehdä ja esitin, että työtä olisi tarpeeksi jopa täysipäiväiseen työhön (jos ei enempäänkin). Asia ei ole vieläkään ratkennut, joten tämä projekti on tällä hetkellä jäissä. Oman näkemykseni mukaan avoin kehittämismalli olisi erittäin kannatettava ja järkevä seuraava askel kohti organisaation holoptista toimintamallia ja olen luottavainen, että projekti etenee jossain määrin vielä kevään 2009 aikana.
Kokeiluista osaksi toimintaa
Koko syksyn ajan olin ollut suhteellisen paljon itse vastuussa wikitoiminnan kehittelystä. Aivan loppuvuodesta alkoi kuitenkin tapahtua muutosta siihen suuntaan, että muutamat muutkin ihmiset alkoivat ottamaan eri wikitoiminnoista vastuuta. Klusterissamme oli alkamassa kolme ESR-rahoitteista hanketta ja näille luotiin Kult-wikin alle oma ryhmä, jossa ryhmän jäsenten oli tarkoistus jakaa hankehallinnollista tietämystään. Ryhmä kutsuu itseään ironiseksiksi tulkittavalla nimellä TosiPro. TosiPro tapaa kerran kuukaudessa ja kerää omaa materiaaliaan ja kokemuksiaan wikiin.
Voimaa-hanke oli ensimmäinen ESR-hankkeista, joka otti wiki aktiiviseen käyttöönsä. Sille luotiin oma työtila 12.12.2008 ja ideana on se, että kaikki hallinnollinen työ ja kehittelytyö tapahtuisi ja/tai dokumentoitaisiin wikissä. Projektin tiedottaja ja projektisihteeri ovat ottaneet wikin hyvin haltuun ja Voimaa-wiki onkin tällä hetkellä yksi aktiivisimmista wikitiloista. Wikiä on tarkoitus vielä kevään aikana kehittää sellaiseksi, että siinä olisi kaikille kiinnostuneille tarkoitettu hankkeen esittelysivusto, jonne suodatettaisiin ainoastaan kaikista keskeisin tieto. Tämän esittelyosion lisäksi olisi wikimäisempi hanketoimintaosa, jossa hankeihmiset tekevät yhteistyötä ja tiedottavat toisilleen omasta edistymisestään. Molempien osien on tarkoitus olla täysin avoimia kaikille halukkaille, mutta useimmassa tapauksessa ei ulkopuolisia (ainakaan heti) kiinnosta uppoutua hanketoiminnan yksityiskohtaisiin tapahtumiin vaan he haluavat perustietoja hankkeesta. Hankkeen aikana on tarkoitus löytää järkevä balanssi näiden kahden osan välillä.
Voimaa-hanke esitteli omaa toimintamalliaan muille ESR-hankkeille TosiPro-ryhmässä tammikuun lopussa ja muutkin hankkeet innostuivat wikiä hyödyntävästä toimintamallista. Tämän jälkeen tapasimme Jussi Linkolan kanssa Kulttuurisilta-projektin työntekijöitä muutamaan otteeseen ja kävimme läpi wikin käyttöä. Medios-hankkeen wikisivustoa on pistänyt alkuun digitaalisen viestinnän opiskelija. Molemmat hankkeet ovat voineet kopioida toimintamallinsa suurelta osin Voimaa-wikistä. Tämä viittaisi siihen, että kerran hyvin pohdittu wikipohja on suhteellisen helposti muokattavissa uusiin tarkoituksiin, jos toiminnot muistuttavat toisiaan.
Kulttuurin ja luovan alan klusterin t&k-ihmisten risteilyllä 2.-3.12.2008 pidettiin ideointisessio, jossa oli tarkoituksena miettiä, kuinka klusterin eri koulutusohjelmat voisivat tehdä yhteistyötä ja käyttää toistensa osaamista hyväksi. Olin hetken aikaa pyöritellyt ideaa scifi-elokuvien tekemisestä opiskeluharjoituksina ja tämä tuntui sopivalta paikalta esitellä ideaa. Ajatuksena oli siis se, että eri alojen opiskelijat voisivat ottaa osaa scifi-elokuvatuotannossa omasta ammattialastaan käsin ja näin lähes kaikki klusterin koulutusohjelmat voisivat ottaa osaa tuotantoon. Ideana oli myös luoda kulttuuriklusterille sopiva tulevaisuuden "tutkimusmetodi" ja pistää opiskelijat pohtimaan oman alansa tulevaisuutta. Idea selvästi innosti muitakin risteilyllä olijoita ja päätimme jatkaa ideointia ja kokeilla sitä jotenkin mahdollisimman pian. Sovimme kaksi tapaamista joulukuulle ja niissä kehittelimme ensimmäisen testituotantokokeilun radio- ja televisiotyön ja digitaalisen viestinnän opetuksen ympärille. Toimintamallista käytetään nimeä Metropolis Helsinki, Fritz Langin legendaarisen Metropolis-elokuvan mukaan. Metropolis Helsingin kehittely tapahtui reaalimaailman tapaamisten lisäksi wikissä ja se sai oman työtilansa 14.12.2008. Myös testituotannot päätettiin avata holoptisen toimintamallin mukaisesti eli helmikuussa 2009 käynnistyvä testituotanto pyritään tekemään kokonaisuudessaan wikissä siten, että kaikki opetukseen osallistuvat (ja itse asiassa kaikki muutkin kiinnostuneen) voivat nähdä toistensa esivalmistelut ja kehittelyt. Myös tuotannossa syntyvä videomateriaali on tarkoitus jakaa koko ryhmän kesken ja näistä on tarkoitus uusiokäyttää varsinaisten tuotantojen sivutuotteena syntyvissä remix-tuotannoissa. Metropolis Helsinki on monessa mielessä kiinnostava kokeilu. Siinä sekoittuvat keskenään henkilökunnan tutkimus- ja kehitystyö ja opiskelijoiden projektit. Samassa tilassa kehitellään rinnakkain varsinaisia scifi-elokuvia ja koko Metropolis Helsingin toimintamallia. Metropolis Helsinki on myös siinä mielessä poikkeuksellinen, ettei (ainakaan tällä hetkellä) sitä varten ole varsinaista rahoituslähdettä vaan itse idea on riittänyt saamaan henkilökuntaa osallistumaan. Tämä ei ole millään lailla jokapäiväistä ammattikorkeakoulussamme, jossa ihmisillä on vaikeuksia saada edes omat sovitut työt tehtyä. Näiden syden johdosta Metropolis Helsinki on kiinnostavasti epämääräinen prosessi ja itse näen, että siinä voisi olla hyvä ensimmäinen tutkimuskeissi avoimen kehittämismallin projektille.
Tammikuussa wikin pääkäyttäjä perusti Confluencen kehittämiseen keskittyvän työryhmän. Hän loi myös wikitilan nimeltä Confluecen kehittämisprojekti tätä asiaa varten. Sain kutsun työryhmään ja se on nyt tavannut kaksi kertaa. Työryhmä on selvästi antanut lisävauhtia wikin kehittämiselle ja omasta käytännön kokemuksista nousseet tarpeet on otettu vakavasti ja tällä hetkellä ainakin uskon, että kehittämistarpeille myös tehdään jotain. Muutaman keskustelu- ja pyyntökierroksen jälkeen sain pääkäyttäjän myös avaamaan työtilan Metropolian henkilökunnalle, joten nyt periaatteessa kaikki kiinnostuneet voivat tavalla tai toisella osallistua wikin jatkokehittämiseen. Myös kehittämisprojektin ja infosivuston yhdistämistä on ajateltu, koska tällä hetkellä molemmissa on mahdollista ideoida wikin toiminnallisuuksia ja kysyä ongelmien ilmetessä.
Vuoden 2009 alussa wikin käyttö on aktivoitunut Kulttuurin ja luovan alan klusterissa sen verran, että en usko sen enää kovin helposti tyrehtyvän. Oma roolini on jo monessa aktiivisessa työtilassa kommentoiva tai seuraava. Tämä on suuri muutos syksyn 2008 alkuun, jolloin itsestäni tuntui, että olin monissa tiloissa aktiivinen elossa pitävä voima. Keväällä pitäisi varmaankin jatkaa wikin käyttöönoton mahdollistamista uusissa projekteissa ja aloittaa yleisempi toiminnan muutosprosessi Metropoliassa.
Kuvio X. Evolutiivinen prosessi Metropoliassa. Kuviossa näkyy erilaset työtilat (mustat pallot) tai niiden sisällä aloitetut uudet toimintamuodot (valkoiset pallot). Viivat eri asioiden välillä ovat omia tulkintojani kehityskaarista ja asioiden vaikutuksista toisiinsa. Tietyssä mielessä avoin kehittämismalli on kaikkien kokeilujen tulos. Harmaalla värillä näkyvät sellaiset asiat, joihin en ole itse vaikuttanut millään lailla.
Alaviitteet
[1] Sosiaalisen median kehittämisareenan kokous järjestettiin viikon mittaisena 26.-30.11.2007 (ks. kokouksen sisällöt osoitteesta: http://jaiku.com/channels/someka). Kokous oli itselleni tärkeä kokemus. Se mielestäni onnistui hyvin tavoitteissaan, vapaaehtoisia ihmisiä osallistui yllättävän paljon ja kokouksen päätteeksi syntyi myös jonkinlainen jaettu näkemys siitä, mitä Sosiaalisen median kehittämisareenan tulisi tulevaisuudessa tehdä. Harmillisesti hyvin alkanut kehittämisareenatoiminta on nyt Metropoliassa pistetty jäihin. Sosiaalisen median kehittämisareenan Jaiku-kokouksen jälkimainingeissa pohdimme Petri Kolan aloitteesta mahdollisuudesta kehittää organisaatioista vapaa tutkimusryhmä ja samaan aikaan toisaalla Jaikussa alettiin keskustella avoimesti tehtävästä rahoitushakemuksesta Suomen Akatemialle. Jossain vaiheessa nämä kaksi keskustelua yhdistyivät ja Tutkimusparvi (http://tutkimus.parvi.fi) aloitti toimintansa.
