Avoimuuteen kannustavia tekijöitä

Avoin.org

Tälle sivulle kerään esimerkkejä mahdollisista tapauksista, joissa avoin toimintamalli saattaa tuottaa "suljettua mallia" paremman tai monipuolisemman lopputuloksen. Keskeistä avoimen toimintamallin eduissa on sen kyky joustaa huomattavasti enemmän kuin "suljetun mallin".

Henkilöstö- ja työnkuvarakenteen muutokset

Esimerkkitapaus: Työorganisaatiossa työntekijä palaa äitiyslomalta. Sijaisena toimineen työntekijän työtehtävät ovat vuoden aikana muuttuneet suhteessa alkuperäiseen työnkuvaan. Sijaisen lähtiessä on vaara, että tieto sijaisen tekemisistä töistä ja "hiljainen tieto" hyvistä työtavoista katoaa. Ei ole myöskään varmaa, kuka sijaiselle kerääntyneet uudet työtehtävät tulee tekemään: alkuperäinen työntekijä, joku toinen organisaatiosta, sivutoiminen uusi ihminen vai keikkaileva freelanceri. Mikäli töiden tekijä ei ole omasta organisaatiosta, hänellä ei ole pääsyä intranetin kaltaisiin järjestelmiin ja käyttäjätunnusten hankkiminen vaatii muilta työntekijöiltä useita yhteydenottoja atk-tukeen ja tunnusten saaminen kestää kaksi viikkoa.

Avoimen toimintamallin ratkaisu tapaukseen: sijainen kirjoittaa tarpeelliseksi katsomansa tiedot avoimeen wikiin. Työtehtävään kaavailtu henkilö pääsee jo ennen palkkaamistaan tarkistamaan työn sisällön ja arvioimaan sen vaativuutta ja mielekkyyttä riippumatta siitä, onko henkilö jo organisaation työntekijä vai ei. Työtehtävän tieto jää organisaatioon ja myöhemmin, kun syystä tai toisesta työtehtävän tekijä jälleen vaihtuu, voidaan työtehtävän tietoja päivittää kumulatiivisesti.

Laaja konsultointi

Esimerkkitapaus: Ammattikorkeakoulun koulutusohjelma on uusimassa opetussuunnitelmaa. Jotta suunnittelutyöhön saadaan muidenkin kuin opettajien ja hallintohenkilökunnan näkökulma suunnittelutyöryhmään pyydetään kaksi menestynyttä opiskelijaa ja kaksi tuttua ihmistä lähialueen yrityksistä. Työ etenee kokouksesta seuraavaan siten, että suunnittelutyöstä vastaava opettaja keskustelee eri aineita opettavien opettajien kanssa ja kirjoittaa uusia versioita opetussuunnitelmasta. Versiot lähetetään yritys- ja opiskelijaedustajille viikkoa ennen seuraavaa kokousta, jossa heillä on tilaisuus kommentoida niitä. Koska vastaava opettaja on tehnyt valmistelutyön hyvin ja dokumentit ovat asiallisia, suuria muutosehdotuksia tai uusia opetuksen järjestämisehdotuksia tulee vähän. Kolmen kurssin laajuutta muutetaan, kahden nimi vaihdetaan ja yksi uusi kurssin aihe lisätään opetussuunitelmaan. Suurimmassa osassa kursseja sitä opettava opettaja on ainoa varsinainen asiantuntija, joka on sisältöä kommentoinut. Kaksi yritysedustajaa ja opiskelijaedustajaa ei kykene kattamaan koko opetussuunnitelman asiantuntijuutta. Lisäksi huonosti menestyneiden opiskelijoiden mielipiteitä ei kuulla lainkaan, koska suunnittelutyöhön on helpointa valita ihmisiä, joiden kanssa tullaan toimeen ja jotka "selvästi ymmärtävät, mistä meidän alalla on kyse".

Avoimen toimintamallin ratkaisu tapaukseen: Opetussuunnitelman ensimmäinen versio julkaistaan kaikille avoimessa wikissä ja siitä aloitetaan keskustelu avoimella keskustelufoorumilla. Wiki ja foorumi on linkitetty suoraan toisiinsa. Kaikkia koulutusohjelman opettajia pyydetään lähettämään kommentointipyyntö kaikille tuntemilleen ihmisille alan yrityksissä. Opiskelijoille pidetään tiedotustilaisuuksia, joissa toivotaan kaikkien esittävän mielipiteensä nykyisestä opetussuunnitelmasta ja oman näkemyksensä keskeisimmistä parannusehdotuksista. Seuraavan kahden viikon aikana kymmenen opiskelijaa ja kahdeksan yritysihmistä käy kommentoimassa ensimmäistä versiota. Suurin osa heistä on jonkun muun kuin suunnittelutyötä koordinoivan opettajan kutsumia. Heillä ei ole siis syytä olla "kiitollisuuden velassa" tätä kohtaan ja lisäksi omalla aikataululla ja tekstivälitteisesti on helpompi esittää myös kritiikkiä. Myös pieniin yksityiskohtiin on helpompi tarttua, koska niiden käsittely ei viivästytä kokouksesta pääsemistä. Versioita ja kommettikierroksia tehdään vielä muutamia. Koordinoiva opettaja joutuu näkemään huomattavasti enemmän vaivaa kommenttien läpikäymisessä, mutta hän saa huomattavan paljon uusia ideoita koko opetussuunnitelman kehitystyöhön. Lisäksi eri aineita opettavat opettajat saavat uutta tietoa siitä, mitkä asiat ovat olleet vaikeita omaksua heidän kursseillaan (tätä tietoa ei helposti saa kerättyä heti kurssin pitämisen jälkeen, koska ne, jotka eivät ole jotain asiaa ymmärtäneet, eivät sitä kykene heti edes tiedostamaan). Uusi, valmis opetussuunnitelma eroaa merkittävästi aiemmasta.

Pullonkaula

Esimerkkitapaus: Suuressa työorganisaatiossa on päädytty keskitettämään laitteistohankinnat. On järkevää kerätä hankintatarpeita ja tehdä kerralla suurempia tilauksia. Tavarantoimittajat halutaan myös tietyin aikavälein kilpailuttaa. Organisaation työntekijä tarvitsee työssään uuden kannettavan tietokoneen. Hänen työnkuvansa on tietotekniikkakeskeinen ja hän tietää, millainen koneen pitäisi teknisiltä ominaisuuksiltaan olla, jotta hän voi tehdä työnsä (kone vaatii kaksi erityistä lisäosaa). Hän lähettää keskitettyyn järjestelmään hankintapyynnön sähköpostilla. Hankintapyynnöstä ei kuulu mitään, eikä pyytäjä tiedä, mitä hänen tilaukselleen on tapahtunut. Kolmen kuukauden päästä työntekijälle tuodaan tietokone, joka ei vastaa teknisiltä ominaisuuksiltaan tilausta. Myös toinen lisäosista puuttuu. Konetta pyytänyt ei voi tietää, miten ja missä tilaus on muuttunut ja kuka siitä on tehnyt päätöksen.

Avoimen toimintamallin ratkaisu tapaukseen: Organisaatiossa on avoin järjestelmä (yksinkertaisimmillaan modifioitu wiki tai keskutelufoorumi), jota kuka tahansa pääsee seuraamaan ja kommentoimaan. Työntekijä lähettää hankintapyynnön järjestelmään ja vastaanottaja kuittaa sen omalla nimellään vastaanotetuksi. Tämän jälkeen kaikki toimenpiteet ja päätökset, jotka liittyvät hankintapyyntöön ilmestyvät aikajärjestyksessä hankintapyynnön listaukseen avoimessa järjestelmässä. Jos hankintakeskus päättää hylätä pyynnön, se näkyy heti hakijan RSS-lukijassa ja hän voi nopeasti tehdä hankintapyyntöön lisäperusteluja. Jos hankintakeskus on päätymässä hankkimaan erilaisen koneen, mitä on pyydetty, pyytäjä voi tarkistaa uuden mallin tekniset ominaisuudet ja kommentoida päätöstä. Koko organisaatio myös näkee, kuka päätökset tekee ja millä perusteilla. Päätöksenteon pullonkauloja ei pääse syntymään, koska päättävä osapuoli on todellinen, näkyvästi toimiva henkilö ja hankintapyynnön tehnyt voi itse seurata päätöksentekoprosessia. Ongelmatilanteissa hän voi näyttää koko päätöksentekoprosessin etenemisen omalle esimiehelleen. Mikäli hankintajärjestelmässä joku yksittäinen henkilö näyttää tekevän useasti omavaltaisia tai organisaation edun vastaisia päätöksiä, siihen pystytään puuttumaan nopeasti ja perustellusti.